ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle. Poste de catégorie C ou équivalent. Expérience similaire souhaitée.

Rattaché(e) à la responsable du secrétariat du cabinet, en lien direct avec le Maire, le Directeur de Cabinet, les élus, la Directrice générale des services et les administrés, vous jouez un rôle important dans la coordination des activités, la gestion de l’information et le bon fonctionnement du cabinet.
Par votre sens de l’organisation, votre discrétion et votre réactivité, vous contribuez à garantir un service public efficace et de qualité.

Missions principales

Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat particulier du Maire et des élus, en hiérarchisant et orientant les demandes ;
Gérer l’ensemble des invitations officielles et le suivi des représentations de la collectivité par les élus en veillant au bon déroulement des échanges ;
Vous gérez les flux d’informations (courriers, e-mails, etc.) : vous assurez leur réception, leur enregistrement, leur diffusion, leur traitement ainsi que leur suivi, afin de garantir une circulation fluide de l’information ;
Vous venez en appui aux autres fonctions du cabinet en fonction des besoins et dans le cadre de vos compétences (vœux du Maire, etc).

Caractéristiques du poste

Doté(e) d’un fort sens du service public, vous faites preuve de discrétion, de rigueur et d’excellentes qualités relationnelles.
À l’aise dans un environnement institutionnel exigeant, vous savez gérer des missions variées avec réactivité et fiabilité.
Vous maîtrisez la gestion administrative d’un secrétariat et êtes capable de travailler efficacement dans des contextes nécessitant professionnalisme et exigence.

Compétences et savoir-être attendus

Respect strict des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité ;
Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques (pack office) ainsi que des outils collaboratifs (X DEMAT, TEAMS, SHAREPOINT, etc) ;
Très bonne maîtrise de l’orthographe et solides capacités rédactionnelles ;
Sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités et du respect des délais ;
Capacité à faire preuve de disponibilité, de polyvalence et d’adaptabilité ;
Dynamisme, esprit d’initiative et autonomie dans le travail ;
Qualités relationnelles avérées et sens du travail en équipe.

Formation et expérience

Formation ou expérience confirmée dans les métiers de l’assistanat administratif, du secrétariat de direction ou de la gestion administrative.
Une expérience en collectivité territoriale, en cabinet d’élus ou dans un environnement institutionnel similaire constitue un atout majeur.
Capacité à travailler en lien étroit avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, et à représenter l’image de la collectivité.