ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H-F)

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle. Filière administrative. Catégorie B. Cadre d’emploi rédacteur.

Epinal (33 410 habitants surclassée à 40 000 habitants en tant que commune touristique) est une ville emblématique située au cœur des Vosges, ville-centre de la Communauté d’Agglomération d’Épinal, et ville siège de la préfecture.

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s’engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l’Image, la ville d’Epinal organise régulièrement des événements d’envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d’Epinal est attractive pour sa qualité de vie.

C’est dans ce contexte que la Direction des Finances recherche une ou un assistant(e) de direction.

Elle ou il  sera rattaché(e) directement au Directeur des Finances de la Ville d’Epinal.

Missions principales

• Suivi du courrier (interne et externe) et répartition aux agents concernés ;
• Gestion du standard téléphonique de la direction ;
• Gestion de l’emploi du temps du directeur (réunions, entretiens…)
• Frappe de notes, courriers, certificats administratifs, bordereaux de transmission, …
• Dans le cadre de la Démarche Qualité : frappe de notes, convocations, mise en place de diverses réunions ;
• Réponses aux relances fournisseurs (téléphone et/ou courrier, courriel) ;
• Préparation des dossiers des Conseils Municipaux pour la direction ;
• Préparation des dossiers de la Commission des Finances ;
• Gestion administrative et réglementaires des Régies en lien avec la
• Trésorerie Municipale ;
• Etre référent archives au sein de la Direction.
• Organisation des réunions de cadrage budgétaire entre Monsieur le Maire, Mesdames et Messieurs les Adjoints, Mesdames et Messieurs les directeurs de service et préparation des dossiers.

Profil et compétences

• Issu(e) d’une formation d’assistant de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d’une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d’une culture territoriale avérée et d’une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point).
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et de l’anticipation, votre rigueur, votre réactivité et votre efficacité ainsi que pour votre souplesse et votre adaptabilité.
• Vos aptitudes à travailler en équipe et vos capacités d’analyse et de synthèse sont également appréciés.
• Votre prise de note en sténographie sera appréciée.
• Vos qualités relationnelles, d’écoute et de communication, votre sens des responsabilités et votre disponibilité sont reconnus.
• Votre discrétion professionnelle et votre sens de la loyauté seront les clés de réussite à ce poste.

Date de clôture

Le 27 octobre 2024